Tapahtumien järjestäminen
Pirkkalan kunnan tiloissa voi järjestää monenlaisia pieniä ja suuria tapahtumia. Tilavuokraan kuuluu ainoastaan tilan käyttö ja kaikesta muusta, kuten tarvittavat välineet ja siivous, vastaa tapahtuman järjestäjä. Tapahtumia järjestäessä tulee huomioida koko järjestelyajan vaikutusalue. Tapahtumat eivät saa aiheuttaa minkäänlaista ylimääräistä työtä kunnan palveluissa, erikseen sopimatta. Yleiset vuokrausehdot koskevat kaikkia tilavarauksia, mutta niiden lisäksi tulee huomioida erilliset tapahtumaohjeet. Tutustu tilakohtaisiin lisäohjeisiin alla.
Yleiset ohjeet tapahtumien järjestäjille Nuoliala-keskuksessa
Saapumisohje
Kouluportinkuja 5, 33950 Pirkkala. Kulku tapahtumiin on joko rakennuksen C-ovesta (liikuntasalissa järjestettävät tapahtumat), F-ovesta (ruokasalissa järjestettävät tapahtumat) ja joissakin suuremmissa tapahtumissa A-ovesta.
Nuoliala-keskus on kengätön tila. Ulkokengät on jätettävä kenkähyllyihin tai käytettävä kenkäsuojia.
Tapahtuman vastuuhenkilöt
Tapahtumalla on oltava järjestäjän puolesta yhteyshenkilö, joka on paikan päällä koko tapahtuman ajan. Yhteyshenkilö tietää kaikki tarpeelliset yksityiskohdat esimerkiksi varauksensa kestosta, sovituista järjestelyistä, kulkureiteistä ja esitystekniikasta. Tapahtuman yhteyshenkilö pystyy ohjeistamaan muita järjestäjän edustajia näistä asioista tapahtumaa ennen ja tapahtuman aikana. Tapahtumapaikalla on oltava järjestäjän toimesta riittävä määrä henkilöstöä ohjeistamassa yleisöä ja varmistamassa tapahtuman turvallisuus. Suurissa tapahtumissa järjestäjä on vastuussa myös liikenteenohjauksesta Nuoliala-keskuksen parkkipaikalla tarvittaessa.
Markkinointi
Tapahtuman järjestäjä vastaa itse tapahtuman markkinoinnista tapahtumaa ennen ja tapahtuman aikana. Mainoksissa on selkeästi ilmaistava, mistä Nuoliala-keskuksen ovista tapahtumaan kuljetaan. Yleisölle ja esiintyjille on myös etukäteen kerrottava tilan kengättömyydestä. Ulko-ovien lähelle voi tuoda markkinointimateriaaleja tapahtuman järjestämiseksi, esim. A-mainostelineet julisteille ihmisten ohjaamiseksi sisään oikean oven kautta. Myös talon sisälle saa tuoda opasteita yleisön ohjaamiseksi oikeaan paikkaan. Opasteiden kiinnittämisestä pitää kuitenkin kysyä etukäteen Nuoliala-keskuksen yhteyshenkilöiltä.
Kulunvalvonta ja tiloissa liikkuminen
Tapahtuman yleisön lisäksi muita ulkopuolisia ei saa päästää Nuoliala-keskukseen sisälle. Tapahtuman järjestäjä vastaa tilan tyhjentämisestä ihmisistä ja tuomistaan tavaroista tapahtuman jälkeen. Jos tapahtuman järjestäjä on viimeinen sisällä Nuoliala-keskuksessa, tulee hänen tarkistaa, että ulko-ovi on mennyt lukkoon heidän poistuttuaan tilasta. Tapahtuman järjestäjällä on tapahtumassa käytössä vain hänen varaamansa tilat, eikä muita Nuoliala-keskuksen tiloja ole mahdollista käyttää ilman lupaa.
Liikuntasalin käyttö
Liikuntasalin parkettilattia suojattava aina tapahtumien ajaksi järjestäjän toimesta.
Nuorisotila Nulju ja Jouko Turkan aukio
Nuorisotila ja ala-aula eivät ole varattavissa kunnan ulkopuolisten järjestämiin tapahtumiin. Nuorisotilan välineet, kuten biljardipöytä ja pingis ovat vain nuorisotilan käyttöön, ei muihin tilaisuuksiin.
Esitystekniikka
Tapahtuman järjestäjä vastaa itse esitystekniikan käytöstä tapahtuman aikaan. Tapahtuman aikaan paikan päällä ei ole Nuoliala-keskuksen henkilöstöä auttamassa käytössä, ellei muuten ole erikseen sovittu. Mahdollisen esitystekniikan käytöstä on siksi sovittava erikseen.
Tapahtumaan valmistautuminen ja suunnittelu
Suosittelemme tutustumiskäyntiä Nuoliala-keskukseen viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa. Sovi tutustumiskäynti alla olevien yhteyshenkilöiden kanssa heidän vastuualueidensa mukaisesti.
Yhteyshenkilöt Nuoliala-keskuksessa
Tavoitettavissa virka-aikoina
Palvelusihteeri Heli Paloviita
Poikkeukselliset kulkujärjestelyt tiloihin, opasteet, muut tiloihin liittyvät kysymykset
Kiinteistönhoitaja Esa Kivistö
Sähköovien ohjelmointi, ruokasalin esitystekniikka, muut tiloihin liittyvät kysymykset
Liikuntasalin esitystekniikka
A-oven sähkölukon ohjelmointi, Ala-aulan osalta ilta- ja viikonloppukäyttöön liittyvät kysymykset
Nuorisotila Nulju Piispanen Sanna
Ala-aulan osalta iltakäyttöön liittyvät kysymykset
Tapahtuman järjestäjän tulee olla etukäteen yhteydessä myös kirjaston ja nuorisotilan edustajiin käytäntöjen sopimiseksi, jos:
- Tapahtumaan kaavaillaan kulkua A-ovesta tai aulaan johtavien väliovien kautta
- Tapahtuma järjestetään ilta-aikaan
- On ennustettavissa, että tapahtumasta aiheutuu haittaa kirjaston ja nuorisotilan normaalille toiminnalle